Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan
maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
1.1.1   Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor
a)    Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :
i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :
v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
Ø Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
Ø Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
Ø Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
Ø Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.
ii)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya ;
Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain :
v Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
v Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.
b)   Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.
c)    Mesin komunikasi kantor
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.
d)   Perabot kantor (office furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.
e)    Interior kantor (office arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.
f)    Tata ruang kantor (office lay out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.
(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54)
1.1.2   Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor
Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :
a)  Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
b)   Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
i)      Agar barang tidak cepat rusak.
ii)    Agar tidak terjadi kehilangan barang.
iii)  Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
iv)  Memudahkan dalam pengawasan.
v)    Memudahkan dalam analisis barang.
c)    Pemeliharaan
Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
a)    Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b)    Agar barang tidak mudah hilang.
c)    Agar barang tidak kadaluarsa.
d)   Agar barang tidak mudah susut.
e)    Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
d)            Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
i.          Agar peralatan tidak mudah hilang.
ii.          Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
iii.          Memudahkan dalam pegecekan barang.
iv.          Memudahkan dalam pengawasan.
v.          Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

Jenis-Jenis Peralatan Kantor

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2.        Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.
1.        Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:
1.   Tab,
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
2.   Sekat atau Guide
Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.
-        Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)
-        Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaansekat
*     Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).
*     Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
*     Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)
2.        Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral






3.        Lemari Arsip

 

lemari arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:
-        Rol film
-        Ordner, dan lain-lain
4.        Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.


5.        Map Arsip

 

map snellhechter

 

hanging folder

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.
a.             Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b.             Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c.             Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d.             Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6.        Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.
a.        Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b.        Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
a.        Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b.        Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
Guide ketiga, yaitu  tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi
7.        Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:
a.   Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi
b.   Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu
c.    Pape thickness = tebal media informasi
d.   File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.
e.    Access Room  = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file
8.        Stapler

 

stapler remover

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a.        Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b.        Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c.        Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas
9.        Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
a.        Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b.         Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c.         Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.
Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a.        Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b.        Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
10.        Numerator 
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.
a.        Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b.        Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b)  Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
11.        Kotak/Box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).






12.        Alat Sortir (gambar 11)
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)





13.        Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.



14.        Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip


15.        Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja



16.        Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.





17.    Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a.      Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
b.      Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.
c.       Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
18.    Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Bagian –bagiankomputer.
Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:
a.      Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).
b.      Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard danhasilpengolahankomputer.
c.       Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.
d.      Punched Card, adalah media input atau output, yang berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.
e.      Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.
f.        Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.
g.      Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.
h.      Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain:
1)      Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.
2)      Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.
3)      Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet atausemacamnya.
Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang telahditempatkanpadakantong plastic bening.
19.    Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan pengetahuan kita.
Semoga bermanfaat….

TABBLE MANNER

Good Manners in the Office Realizing There's No Excuse for Discourtesy

Do manners matter at work?
Should you really be expected to be polite all the time, or can you bend the rules in the name of efficiency or self-preservation?
When your boss calls and you're in the middle of a meeting with a colleague, you answer it. It must be important – after all, it's your boss! Never mind that your colleague and the meeting are important too, it's your boss on the phone!
Or what about when you're running behind? It's 3:50pm and the report you're preparing has to be out by 4:00pm sharp. You print it off and the paper jams in the middle of your job. There's no time to fix it so you resend the print job to another printer, but you don't go back and sort it out once your report's delivered. Instead, you just leave the jam for someone else to discover and fix. Sure, it's an inconvenience for them, but it wasn't exactly your fault that the printer jammed, was it?
You know that behaviors like this are rude. You wouldn't behave in this way outside of the office. So why do we then allow ourselves to behave inconsiderately at work?
There is a definite double standard when it comes to workplace manners. It's common to see people doing things at work they wouldn't dream of doing in a social setting. But you can't allow these behaviors to persist if you want to create and maintain a healthy work environment.
Disrespectful and discourteous behavior makes members of your team unhappy, and damages the cohesion of your team. It works against all of the efforts you make to motivate team members, and thereby raise productivity. With this in mind, there is simply no excuse for bad manners. Whether you are interacting with a person higher or lower on the corporate hierarchy, giving feedback, issuing instructions or exerting power; good manners are an absolute necessity.
To make sure your workplace is free of rude behavior requires a two-pronged approach:

• Encouraging good manners.
• Stamping out poor manners.

Encouraging Good Manners

Most of the time when bad manners surface at work it is unintentional. It's easy to get caught up in your own tasks and projects. People's focus gets so narrow that they forget to consider the impact that their words or actions will have on other people.
In an attempt to be efficient and productive we take a few liberties with our manners at work. Perhaps, at one time, we apologetically said, "I'm sorry, we have to stop the discussion and move onto the next point." But now we blurt out, "Next!" or "Let's get on with it, people!"
While the intention may be the same, the degree of bluntness, or even rudeness, used nowadays is unacceptable – at work or anywhere.
If good people are bruised by someone else's rudeness once too often, you risk losing them. How long is it going to take to find an equally good replacement, and bring them "up to speed"? How much is this going to cost? And what opportunities will you have lost in the meantime?
When disrespectful conduct starts surfacing throughout a company, or when it's used by executives or other key people, it can become part of the organization's culture. Poor manners can be quickly absorbed into cultural norms, especially when no one stands up and demands courteous and polite behavior.
So what can you do if rudeness is endemic within the culture of your organization?

• In conjunction with your colleagues, focus on the problem behaviors and create a list of the behaviors that are expected within your team. Be specific so that people really understand what constitutes good manners. Depending on where the problems lie, you may want to include these items:
  • Email and Internet expectations.
  • Where people eat.
  • What people wear.
  • Meeting routines and etiquette.
  • Physical state of individual workstations.
  • Working in close quarters.
  • Communication style – tone, manner, language.
  • Use of supplies and equipment – common and co-workers' own.
  • Telephone manners.
• Demonstrate all the appropriate behaviors in your own actions, whatever your place in the corporate hierarchy. Acting as a role model is one of the most effective means of reinforcing what is acceptable and expected.
• Until things improve, consider adding a "Manners" heading to the agenda of your regular team meeting to emphasize and entrench the importance of change.
• Recognize people for demonstrating polite behavior. Make a point of thanking people for turning off their cell phones before entering a meeting, or making a new pot of coffee after taking the last cup.
• Until things improve, consider adding a manners category to your performance review process. This elevates manners to a core competency level in your organization and underpins how important it is to effective performance.

Stamping Out Bad Manners

Encouraging good manners is one side of the coin. The other requires developing mechanisms and strategies to eliminate poor manners from your workplace. When workplace manners begin to slip, it can be hard to stop the slide and regain control.
Open communication and empathy are perhaps your strongest weapons for controlling discourtesy in the office. When people stop talking or sharing their experiences and concerns, or when they stop considering how their actions make others feel, poor behavior can start to work its way into the fabric of the organization's culture.
Consider this scenario. A few jokes get passed around the company's intranet. Everyone has a good laugh. Then slowly, over time, the jokes get more and more explicit. No one says anything because nobody wants to be the one who stops all the fun. Then a harassment complaint is made, the fun comes to a screeching halt – and everyone wishes they had said something earlier to stop the inappropriate behavior.
Or you start noticing that your snacks and drinks are missing from the fridge. You don't say anything because it's just a pop or a snack-size yogurt. You don't want people to think you're cheap or a complainer so you bring a cooler to work and put it under your desk.
While the magnitudes of these issues are vastly different, what allows the situation to deteriorate is poor communication from one side and a lack of empathy from the other.
First, you have to have a workplace where there is open and honest communication. When you do, your co-workers feel comfortable voicing their concerns and there are mechanisms in place for resolving conflicts.
Along with these, people must also believe that something will done to address their concerns. They have to see that their issues are taken care of and that management is just as concerned about poor behavior as they are.
On the flip side, people must take responsibility for their actions. They must think about the impact of what they say or do has on other people and the workplace in general. Whenever you have people working together, there has to be a high level of respect and concern for others.
Some tips for creating this type of workplace include:

• Developing a staff feedback system.
• Clearly defining what is not acceptable in terms of appropriate workplace behavior. This should refer to the "good manners" document you create as part of the process of encouraging good manners.
• Applying a fair and consistent discipline procedure.
• Creating a conflict resolution process that begins with people speaking directly to one another, but where they then get progressively more outside support and assistance if a solution can't be worked out.
• Depending on national culture, consider encouraging people to use the words "I'm sorry" or "I apologize" – and mean it.
• Encouraging people to ask themselves, "How would the other person like to be treated in this situation?" Perhaps even put these words and phrases in prominent areas of the office as reminders to be polite and courteous.

Key Points

Using good manners is fundamental to a healthy workplace. It is never right to act in ways that you would never think of doing in a social setting. When you or others cross the courtesy line, it's time to revisit the basics of manners and consideration within your organization. When your company has a foundation of good manners, it will encourage your co-workers to act appropriately – and it will encourage them to accept nothing less from those around them.

Apply This to Your Life

• Ask yourself if you apply a double standard to workplace manners compared with social manners. What excuses have you used to justify your lapses in manners? Do these excuses stand up to rational inspection?
• Make a list of things you've done at work that have been less than polite. Reflect on these actions and set a goal for yourself to use your best manners at work and at home.
• If there is a recent incident where you felt you were treated poorly, or you treated someone else poorly, develop a plan to resolve the issue. Communicate openly and honestly with the person and share your experiences and feelings.

Etika Administrasi

Etika admiinistrasi Negara

Moral => nilai-nilai dan norma-norma yang jadi pegangan baik pribadi atau kelompok bagi seseorang

Ruang lingkup etika

1.      Etika membahas tentang cara menghukum, menilai baik dan buruknya suatu pekerjaan.

2.    Etika menganalisa factor-faktor yang mempengaruhi dan mendorong lahirnya tingkahlaku manusia.

3.     Etika menerangkan mana yang baik dan mana yang buruk.

Prinsip-prinsip etika

     1.     Perinsip keindahan.

     2.    Prinsip persamaan.

     3.    Prinsip kebaikan

     4.    Prinsip keadilan

     5.    Prinsip kebebasan

     6.    Prinsip kebenaran.

Admininistrasi menurut

1.     Herbert A simon  => administrasi sebagai kegiatan kolompok bersama untuk mencapai tujuan bersama.

2.    Leoncert b white => suatu proses yang umum pada setiap usaha kelompok baik pemerintah maupun swasta .

Administrasi Negara menurut

1.    Prof. dr prajudi utama sudirjo

Administrasi Negara adalah administrasi dari Negara sehingga organisasi dan administrasi yang mengejar tujuan-tujuan yang bersifat kenegaraan.

Etikan dalam beberapa sudut pandang

Tunggal  ;

Jamak : adat/kebiasaan

Aristoteles => ilmu etika berarti ilmu tentang apa yang biasa dilakukan atau ilmu tentang adat kebiasaan.

Didalam kamus b.indo etika  yaitu:

a.    Ilmu tentang azaz-azas ahlak atau moral

b.    Kumpulan azaz atau nilai yang berkenaan dengan ahlak.

K  bertens.

1.    Kata etika dapat dipakai dalam arti nilai-nilai dan norma moral yang menjadi pegangan bagi seseorang atau kelompok dalam mengatur tingkahlaku.

2.    Kata etika berarti kumpulan azaz atau nilai moral yang dimaksud disini yaitu kode etik.

3.    Kata etika berarti tentang yang baik dan yang buruk.

Etika dalam birokrasi

Mengapa etika perlu didalam birokrasi ?

1.    Birokrasi diandalkan menjadi pelindung dan pengayom masyarakat bersikap jujur dan adil dan keseluruhan sistemnya diarahkan untuk menjamin adanya hal itu.

2.    Birokrasi dapat menjamin penggunaan  kewenangan secara benar dan tidak secara salah.

3.    Administrator atau birokrat dalam membuat keputusan cendrung mendasarkan pada pertimbangan.

4.    Deskresi administrasi menjadi starting poin bagi masalah moral atau etika administrasi public.

5.    Etika dapat menjadi suatu factor mensukseskan tetapi juga sebaliknya.

Sebab munculnya birokrasi

1.    Belum tercipta tradisi administrasi yang baik yang dapat mencegah timbulnya masalah etika.

2.    Keterbatan sumberdaya yang menyebabkan pengembangan administrasi yang baik tidak bias cepat berjalan.

3.    Administrasi hidup dalam suatu system politik.

Asas birokrasi

Birokrasi sebagai sarana bagi pemerintah yang berkuasa sebagai pelayanan sesuai aspirasi masyarakat.

Birokrasi menurut maxweber

1.    Spesialisasi

2.    Hirarki

3.    Berdasarkan aturan prosedur kerja

4.    Hubungan yang bersifat individu.

5.    Pengangkatan dan promosi pegawai berdasarkan kompetensi atau kemampuan.

Karakteristik anggota birokrasi

1.    Bebas dari segala urusan pribadi saat berkerja.

2.    Setiap anggota harus mengerti tugas dan ruang lingkup jabatannya.

3.    Dapat memahami aturan yang menerapkan kewajiban dan kewenangan dalam organisasi

4.    Setiap pekerja diangkat dan dipromosikan berdasarkan kompetensi

5.    Wajib mendahulukan tugas dari pada tugas lain.

6.    Harus disiplin dalam kerjanya.

Etika administrasi

Etika administrasi melibatkan dari prinsip-prinsip moral

a.    Prinsip moral dalam hak dan kewajiban yang harus dihormati.

b.    Prinsip moral sebuah kondisi dimana kebijkan dan praktek kolektif harus memuaskan.

Etika dan peran individu

a.    Etika netralitas

Administrator harus mengikuti keputusan dan kebijakan organisasi  dan bkan prinsip yang mereka miliki.

b.    Etika struktur

Administrator organisasi dan para pajabat harus bertanggung jawab kepada keputusan dan kebijakan.

Persepektif etika

Sudut analisa etika

a.    Nilai rezim dan etika public

Konstitusi sebagai sumber nilai yang harus administrator public untuk memenuhi keberadaan tanggung jawab mereka.

b.    Etika situasional

Komplek pertimbangan harus  dilakukan dengan memiliki prilaku atas dasar kesesuaian dengan organisasi dimana ia berada.

Aliran di dalam etika

a.    Emperikal teory

Etika diturunkan dari pengalaman manusia dan persetujuan umum

b.    Rational teory

Baik atau buruk itu sangat bergantung dari alas an dan logika yang melatarbelakangi suatu perbuatan bukan dari pengalaman.

c.    Intuitive teory

Etika tidak harus berasal dari pengalaman dan logika tetapi memiliki pemahaman apa yang benar dan salah.

d.    Relevation teory

Yang benar dan yang salah itu berasal dari kekuasaan diatas manuasi ata allah,

Pendekatan dalam teori

1.    Pendekatan teologi dan utilitilianisme

a.    Teologi

Tujuan dan maksud menentukan apakah sesuatu bermanfaat

b.    Utilitilianisme

Sesuatu itu etis atau tidak itu tergantung pada kemampuan menghasilkan suatu kenikmatan atau mengurangi kesengsaraan.

2.    Pendekatan deontology

a.    Menekankan kewajiban tugas dan tanggung jawab dan prisip-prinsip yang harus diikuti

b.    Lebih menekankan ketaatan dan kesucian terhadap suatu kewajiban

3.    Virtue ethic

Baik dan buruk benar atau salah tidak tergantung dari akibat atau konsekuensi atau dari kewajiban atau prinsip yang harus ditaati tetapi dari exedences of character.

Birokrasi

Michial

1.    In efisiensi organisasi

Birokrasi sebagai suatu organisasi yang tidak dapat memperbaiki perilakunya dengan cara belajar dari kesalahan

Gejala

a.    Kepercayaan yang berlebihan kepada persyaratan administrasi

b.    Kurangnya insiatif

c.    Kelambanan dalam urusan

d.    Banyaknya formalitas

e.    Duplikasi pekerjaan

2.    Kekuasaan atau pemerintahan yang dijalankan oleh pejabat

3.    Adminstrasi dalam organisasi Negara

4.    Masyarakat birokrasi

Masyarakat yang maju adalah yang memiliki organisasi yang utama

5.    Organisasi rasional

Birokrasi adalah organisasi yang rasional yang melaksanakan tugas-tugas berdasarkan penerapan manajemen ilmiah.

Kebijakan

Harold d caswel

 suatu program pencapaian tujuan nilai dan praktek yang terarah

James e ander

Serangkaian tindakan  yang mempunyai tujuan tertentu yang diikuti dan dilaksanakan oleh pelaku guna meningkatkan masa

Amar raksatara

Kebijakan memiliki 3 tujuan

1.    Identifikasi tujuan – tujuan yang ingin dicapai

2.    Adanya strategi dari beberapa langkah untuk mencapai tujuan yang diinginkan

3.    Penyediaan berbagai input atau pemasukan untuk memungkin pelaksanaan secara nyata dari strategi

Karakteristik kebijakan public

1.    Kebijakan public dalan bentuk pertanyaan berupa tindakan pemerintah

2.    Kebijakan public tidak cukup hanya dinyatakan tetapi harus dilakasanakan dalam bentuk nyata

3.    Kabijakan public baik untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu harus dilandasi dengan maksud dan tujuan tertentu

  Kebijakan public harus senantiasa ditujukan bagi kepentingan seluruh anggota masyarakat

Paradigm etika

a.    Model 1 (1940 an)

Agar menjadi etis diperlukan administrator yang menguji dan mempertanyakan standar yang digunakan dalam pembuatan keputusan.

b.    Model II  (1950 an)

Agar dianggap etis seorang administrator hendaknya menguji dan mempertanyakan atau konsumsi yang digunakan sebagai dasar pembuatan keputusan

c.    Model III  (1960an)

Agar menjadi etis seorang administrator sebaiknya menguji dan mempertanyakan standar atau asumsi yang melandasi pembuatan suatu keputusan

d.    Model IV  (1970an)

Administrator agar memperhatikan respon public maksudnya ialah keadilan social harus menjadi pegangan pokok administrasi public

e.    Model V (1978)

Untuk dapat dikatan etis maka seorang administrator harus secara independen harus masuk dalam proses menguji dan mempertanyakan standar-standar di dalam pembuatan keputusan.

f.      Model VI (1986)

Antara administrator organisasi dan etika terdapat hubungan penting dimana etika para administrator sangat ditentukan oleh organisasi dimana berkerja

Birokrasi

1.    Birokrasi sebagai suatu system kerja

System kerja yang berdasarkan atas hubungan kerjasama antara pejabat-pejabat menurut prosedur dan peraturan yang berlaku tanpa pilih kasih dan pamrih

2.    Birokrasi sebagai tatanan dan alat kerja organisasi nagara

Birokrasi tidak akan menyimpang dari apa yang telah diperintahkan dari atasan oleh peraturan perundang-undangan dan menjadi seorang birokrasi dilengkapi oleh azas legalitas.

3.    Para birokrat dalam perumusan dan kebijakan public sebagai

a.    Motivator

b.    Moernivator

c.    Katalisator

d.    Dinamisator

e.    Stabilisator

Wibawa birokrat

Gaya kepemimpinan

1.    Gaya otoriter

Birokrat lebih mementingkan wewenang dan pengambilan keputusan yang cepat dan pasti. Birokrat banyak menggunakan perintah bawahan. Kekuasaan pemimpin tanggung jawab untuk menjaga ketaatan bawahan digunakan hokum-hukum yang ketat intimidasi atau paksa

2.    Gaya democrat

Lebih lunak dalam memandang kekuasaan mengambil keputusan berdasarkan pendapat bawahan, suara bergerak merujuk kepada peraturan yang ada disamping pertimbangan sendiri

3.    Gaya bebas

Pemimpin dan bawahan seolah-olah menjelaskan proses pelaksanaan kebijakan pada bawahan, pemimpin tidak terlalu banyak memiliki pendapat sendiri dan lebih banyak berfungsi sebagai pendengar yang baru.

Kepercayaan rakyat kepada birokrasi sebagian besar bergantung pada:

a.    Apakah intelegal /pembatasan-pembatasan saat berhadapan dengan birokrasi dipandang perlu atau adakah manfaatnya

b.    Persyaratan untuk menerapkan suatu aturan apakah beralasan

c.    Apakah pelayanan yang diberikan benar-benar memuaskan

d.    Apakah ada kejujuran atau konvetensi dalam kinerja palayanan

e.    Tindakan dan administrative harus memiliki kontribusi bagi jati diri dan aspirasi pribadi.

Mengapa tap mpr perlu dibuat

a.    Masih lemahnya penghayatan dan pengalaman agama yang masih keliru dan sempit

b.    System sentralisasi pemerintahan dimasa lampau corak baru terjadi penumpukan kekuasaan dan pengabaian kepentingan daerah

c.    Tidak berkembangnya pemahaman dan penjagaan

d.    Terjadinya ketidak adilan ekonomi dalam lingkup luas

e.    Kurangnya keteladanan dalam sikap

f.      Tidak berjalannya penegakan hokum secara optimal dan lemahnya control social untuk mengendalikan prilalku yang menyimpang dari etika

g.    Meningkatnya pertitusi media porno dan pemakaian peraturan serta penyeludupan obat-obatan terlarang.

Pokok-pokok etikA  kehidupan berbangsa Indonesia Tap Mpr no 6 thn 2001

a.    Etika social dan budaya

Etika ini berdasarkan dari rasa kebersihan yang mendalam dengan menampilkan kembali sikap jujur, peduli, saling menghargai, saling mencintai antara manusia dan warga Negara

b.    Etika politik dan pemerintahan

Mewujudkan pemerintah yang bersih efisien dan efektif serta menumbuhkan suasana politik dan demokrasi

c.    Etika ekonomi dan bisnis

Melahirkan pesaing yang jujur berkeadilan mendorong perkembangan etos kerja yang tinggi

d.    Etika penegakan hokum

e.    Etika keilmuan

f.      Etika lingkungan.