PENAMPILAN SEKRETARIS

Penampilan Sekretaris

Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik.

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :

Makan makanan yang cukup gizinya

Olah raga yang cukup

Istirahat yang cukup

Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan.

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut

Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.

b. Perawatan Wajah/Muka

Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.

c. Perawatan tangan dan kaki

Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.

Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.

Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.

3. Pakaian (Busana).

Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.

b. Keadaan Jasmani

Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.

c. Iklim

Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.

d. Bahan, warna, motif pakaian

Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :

1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)

2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga,dsb)

Penampilan Yang Ideal Dan Menarik Bagi Seorang Sekretaris

A. Pendahuluan

Sekretaris identik dengan pekerjaan yang teratur dan menjadi ikon sebuah perusahaan. Seperti halnya publik relation, seorang sekretaris juga dituntut punya penampilan menarik dan profesional. Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya  yang pekerjaannya membantu, memperlancar dan mempermudah pekerjaan pimpinan dalam bidang administrasi kantor agar tujuan perusahaan bisa tercapai. Seorang sekretaris juga harus bisa menjaga kode etiknya sebagai sekretaris dan juga harus menjaga kepercayaan dan kerahasiaan perusahaan. Sebagai seorang sekretaris maka harus memiliki keterampilan, pengetahuan dan wawasan yang yang luas karena seorang sekretaris dituntut untuk bekerja keras, bekerja cerdas dan juga bekerja dengan teliti. Seorang sekretaris itu adalah otaknya perusahaan. Jadi apa yang dikerjakan oleh sekretaris dapat mempengaruhi dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan.

Untuk menjadi seorang sekretaris yang professional harus mempunyai syarat sebagai berikut:

1. Memiliki keterampilan dalam bidang administrasi dan bidang-bidang terkaitnya
2. Memiliki pengalaman, pengetahuan dan wawasan yang luas
3. Harus pandai dalam berkomunikasi terhadan kolega maupun pelanggan
4. Mampu menangani setiap permasalahan yang ada terutama yang menyangkut pekerjaan kantor
5. Memiliki potensi untuk menjadi sekretaris
6. Memiliki kesabaran dan keuletan dalam bekerja
7. Disiplin dan cekataan dalam bekerja
8. Berpenampilan baik dan menarik

Berpenampilan menarik dan baik merupakan salah satu dari syarat sebagai seorang sekretaris yang professional.Penampilan yang baik dan menarik akan memberikan persepsi dan kesan yang positif terhadap orang lain yang bertemu dengannya.

B. Pengertian Penampilan

Menurut pendapat para ahli pengertian penampilan adalah :

1. Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk menjadi lebih menarik terutama dari segi fisik dan juga pembentukan kepribadian yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita.
2. Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya menjadi lebih baik dalam berpenampilan.
3. Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang.
4. Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih.
5. Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang memandangnya.

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai penampilan diri seorang sekretaris, ada beberapa factor yang mempengaruhi penampilan diri yang prima dan terus terjaga.Beberapa factor tersebut adalah

1. Pembawaan lahir.Keadaan diri sendiri yang merupakan adalah bentuk wajah,keadaan postur tubuh dan warna kulit.Untuk memperbaiki penampilan diri sebaiknya harus menerima keadaan diri sendiri sebagaiman adanya dan mencintai diri sendiri.
2. Kesehatan fisik dan mental.Agar memperoleh kesehatan fisik dan mental maka makan cukup gizi dan membiasakan berolahraga secara teratur.
3. Kebersihan Pribadi merupakan faktor penunjuang untuk mempertahankan kesehatan sekaligus penampilan diri.
4. Latar belakang social ekonomi dan kebudayaan, faktor tersebut mempengaruhi penampilan terutama dalam hal selera.

C. Penampilan Seorang Sekretaris

Yang pertama dilihat atau diperhatikan oleh orang lain adalah bagaiman penampilan kita, karena penampilan menentukan bagaimana perasaan kita tentang diri sendiri.Ada kalimat,”Apabila kita yakin akan penampilan kita sendiri,maka kita pun akan merasa nyaman”…When you look good you feel good…”. Karena untuk menjadi sekretaris professional dan sukses,tampilah dengan gaya keberhasilan setiap hari,karena Anda tidak akan lagi mempunyai kesempatan mengalami “Kesan Pertama”. (La Rose:102).

Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian seseorang. Penampilan diri juga akan memberikan suatu kesan bagi orang lain.  Oleh karena itu grooming mempunyai hubungan yang sangat erat dengan sekretaris. Apabila anda ingin menjadi sekretaris yang baik maka anda juga harus mempunyai penampilan diri dan kepribadian yang baik juga atau dalam istilah bahasa inggrisnya "well groomed". Penampilan diri yang baik dapat mencerminkan kepribadian seseorang yang dapat dilihat dari ucapan dan perbuatannya.

Perlunya grooming atau penampilan diri yang baik dari seorang sekretaris dalam memberikan pelayanan kerja bagi pimpinan terutama relasi atau rekan kerja yang akan mementukan keberhasilan. Sekretaris harus mempunyai daya tarik yang dapat membuat orang memberikan kesan yang positif. Untuk itu sekretaris harus mengetahui prinsip yang harus didiketahui dalam berpenampilan menarik.

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.

D. Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya

Penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil dan menarik maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Tata cara berdandan 

  Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor dan glamour agar terlihat menarik. Berdandanlah secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Janganlah memakai aksesoris atau make-up yang berlebihan karena akan terlihat  norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang lain dan akan diaanggap orang yang tidak mengetahui tata krama berdandan.

2. Tata Rambut

Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.

3. Tata  cara berpakaian

Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Dan yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik.

4. Gaya atau perilaku

Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri. 

Penampilan yang ideal dari seorang sekretaris diorientasikan pada kepribadian diri dari diri nya. Tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris, namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.

Ciri-ciri dari seorang sekretaris yang ideal adalah sebagai berikut:

1. Baik dan bertanggung jawab
2. Menampilkan citra perusahaan
3. Berpenampilan menarik
4. Memahami wewenang dan tanggung jawab dengan baik
5. Mampu dan pandai menjaga rahasia perusahaan
6. Menguasai teknologi
7. Cekatan,terampil,cermat,dan pintar
8. Memahami karakter atasan
9. Memiliki etika yang baik
10. Pandai berbicara di depan publik
11. Mampu menjaga kondisi fisik dan psikhis dengan baik

E. Kesimpulan

Penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang memandangnya. Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian seseorang Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.Penampilan seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal yaitu dari tata cara berdandan, tata rambut, tata cara berpakaian dan gaya atau perilaku dari sorang sekretaris itu sendiri. 

SERAGAM PERKANTORAN YANG BAIK

Resepsionis

- Pengertian Resepsionis
Resepsionis adalah orang yang bertugas sebagai penerima tamu disuatu perusahaan, kantor, hotel.

- Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis :

• Menerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju
• Menghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan-permintaan pihak terkait
• Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal Lembaga Penjamin Simpanan bilamana yang bersangkutan berhalangan untuk menerima telepon tersebut dan mencatat pesan yang perlu disampaikan
• Menerima kedatangan tamu-tamu Lembaga Penjamin Simpanan dengan ramah dan sikap yang professional
• Mencatat dalam log book telepon masuk dan keluar
• Membuat laporan kegiatan secara periodik
• Melakukan tugas-tugas dan fungsi resepsionis lainnya 

Tugas utama resepsionis adalah untuk menjawab semua panggilan masuk dan mengarahkan panggilan orang yang tepat atau departemen. Resepsionis juga mungkin terlibat dengan pekerjaan administrasi lainnya jika penerimaan tenang.

Contoh Surat Dinas Resmi Bahasa Indonesia

Contoh Surat Dinas Resmi Bahasa Indonesia – Surat dinas adalah surat yg berisi tentang hal yg terkait dngn kedinasan maupun aktivitas dinas. Surat tersebut termasuk type surat resmi hingga bhs yg dipakai yaitu bhs yg resmi. Disamping itu, kalimat yg dipakai pun mesti efisien & tdk berbelit-belit. Untuk Anda yg hendak lihat contoh surat dinas, dapat Anda dapatkan di laman ini.

Pada lembaga, perusahaan, ataupun instansi, kehadiran surat dinas tersebut benar-benar penting. Pembuatan surat dinas adalah bagian dari pekerjaan administratif yg penting. Type surat tersebut mempunyai beberapa manfaat untuk lembaga maupun perusahaan terkait.

Tanda-tanda Surat Dinas

• Isi singkat, padat, & jelas
• Format resmi, tdk dapat semaunya.
• Memakai bhs yg baku, sesuai EYD.

Manfaat Surat Dinas

• Sbg arsip maupun pengingat bila satu waktu diperlukan.
• Sbg dasar kerja & tips dlm bikin kebijakan atau ketentuan setelah itu.
• Sbg dokumen tertulis.
• Sbg bukti historis deskripsi perusahaan maupun lembaga.

Bagian-bagian Surat Dinas

Seperti surat resmi yang lain, surat dinas dimulai dngn kepala maupun kop surat. Lalu selanjutnya yaitu tanggal surat. Bagian selanjutnya yakni nomer surat, lampiran, & hal. Selanjutnya yakni bagian alamat yg akan dituju, salam pembuka, isi, & penutup. Selanjutnya yakni tanda tangan dari pembuat surat dinas, nama terang, NIP (bila pembuat surat yaitu PNS), tembusan, & jabatan.

Langkah Bikin Surat Dinas yg Baik

1. Surat disusun sesuai dngn tehnis pengaturan surat dinas, seperti membuat tata letak bagian-bagian surat dimulai dari kepala surat, tanggal surat, nomer surat, sampai jabatan.
2. Bhs yg dipakai yaitu bhs yg baik & benar, bhs yg baku sesuai dngn tata ketentuan aturan bhs Indonesia.
3. Isi surat mesti jelas, singkat, & eksplisit supaya gampang dimengerti oleh penerima surat.
4. Penulis surat mesti tahu posisi & bagian tugasnya.
5. Mengerti ketentuan dan aturan yg terkait dngn persoalan.
6. Berhubungan dngn ketatausahaan.
7. Mengerti perihal persoalan yg dipersoalkan.

Contoh Surat Dinas

Untuk Anda yg tengah mencari referensid dlm bikin surat dinas, maupun untuk siswa sekolah yg ditugaskan untuk bikin surat dinas, dibawah ini yaitu contoh surat dinas dlm bhs Indonesia

Cukup bagus bukan contoh surat dari contohsuratformal.com. Silahkan download dan modifikasi surat tersebut dengan data yang lain sesuai dengan kebutuhan. Cukup sampai disini dulu sharing contoh surat dari saya saat ini. Harapan saya, contoh-contoh surat yang saya berikan bisa memberikan manfaat yang besar untuk anda semua. Dan sebagai akhir kata, selalu kunjungi terus contohsuratformal.com guna mendapatkan contoh-contoh surat terbaru yang lainnya. Salam sukses dan terima kasih.

Pengertian & Contoh Surat Dinas

Pengertian & Contoh Surat Dinas - Sebelum membahasa contohnya, tahukah Anda apa itu surat dinas? Ya, pengertian dari Surat dinas adalah surat yang bersifat resmi yang kegunaannya adalah untuk menyampaikan informasi tentang kedinasan, surat jenis ini dibuat oleh pejabat dalam sebuah organisasi atau instansi pemerintah. Oleh sebab itu, surat dinas dibuat oleh seseorang yang memiliki kedudukan sebagai pejabat suatu instansi, dan pemerintah oleh karena itu juga surat dinas biasa disebut surat jabatan. Jadi, kita tak boleh sembarangan dalam membuat nya, diperlukan kehati-hatian.
 
Surat dinas memiliki berbagai jenis, yaitu surat permohonan, pemberitahuan, keterangan, dan memo. Selain itu juga memiliki beberapa tipe, seperti surat dinas Osis, sekolah, undangan, dan perusahaan. Perlu Anda ketahui, sebetulnya membuat sebuah surat dinas tidaklah sulit, kita hanya perlu membiasakan diri saja untuk membuat nya dan tentunya harus mengerti bagaimana format pembuatan surat dinas yang baik dan benar. Langsung saja, berikut adalah contoh nya yang berhasil Nidabestoffice rangkum.. okeeyyy!! CEKIDOTTT

Contoh Surat Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 7 BOGOR

Jln. Paledang No. 25, Bogor 16128

Bogor

Nomor            : 325 /OSIS/14

Lampiran         : Satu lembar

Hal                  : Undangan

Yth. Prof. Cecep Misbahudin

Jl. Veteran Raya No. 29

Jembatan Merah, Bogor

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap kelestarian lingkungan, khususnya daerah pantai, kami akan mengadakan kegiatan peduli lingkungan dengan menanam pohon bakau (mangrove). Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak untuk hadir dan memberikan sambutan pada acara tersebut yang akan dilaksanakan pada :

Hari, Tanggal   : Sabtu, 15 April 2014

Waktu             : Pukul 07.30 s.d. 11.30 WIB

Tempat            : Aula SMP Negeri 7 Bogor

Atas perhatian dan partisipasi Bapak, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                             Bogor, 11 April 2014 

                                                                                      Ketua OSIS

                                                    Amalia Fauhanisa

Tembusan:

- Kepala SMP Negeri 7 Bogor

- Wakasek Kesiswaan SMP Negeri 7 Bogor

Bagaimana, mudah tidak membuat salah satu jenis surat resmi diatas? Mungkin kita hanya perlu memahami kaidahnya saja dan terbiasa membuatnya agar lebih mengerti mengenai ini. Itulah Contoh Surat Dinas dengan format yang benar. Semoga contoh diatas dapat membantu Anda membuat sebuah surat dinas secara baik ataupun untuk menyelesaikan tugas sekolah.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file .